Det är svårare än vad de flesta tror att bli intervjuad i press, radio och TV under ett krisläge. Om du vet hur du ska uppträda kan du förbättra din situation. Men om du "missköter" dig som din organisations presstalesman kan en liten incident explodera i en big bang och förvandlas till en katastrof.

Det viktigaste vid en intervju är det som äger rum innan. Som presstalesman måste du veta vilket budskap du ska leverera under intervjun. Om du inte vet det kommer du att hamna helt i händerna på raden av repor-trar som står och väntar på dig. Budskapet består både av ett grundbudskap om din organisations verksamhet och det akuta budskapet som handlar om krisen som inträffat.

Sen måste du öva före intervjun. Det ska du göra även om det bara är några minuter kvar innan det är dags för intervjuerna. Öva på de frågor du tror att journalisterna kommer att ställa. Vad kommer journalisterna att fråga? Vad säger jag då?

Bygg broar till ditt budskap

Övningen före intervjuerna bör inriktas på ditt huvudbudskap. Men om journalisten inte ställer en enda fråga som automatiskt leder till ditt budskap, hur gör du då? Ett bra grepp är att du bygger en bro till ditt budskap. I stort sett vad journalisten än frågar, så bygger du en bro. Du väntar inte på "den rätta frågan" utan levererar ditt huvudbudskap ändå.

Fyra exempel på broar är följande kommentarer:

... men i det här sammanhanget vill jag passa på att säga att...

... låt mig börja med att säga att...

... det som är det centrala i den här frågan är att...

... för att svara uttömmande på din fråga vill jag säga att...

... det är viktigt, men det som vi nu bör koncentrera oss på är att...

När du byggt en bro levererar du ditt budskap. Men en varning utfärdas: Bygg inte för många broar i rad. Då är du "avslöjad" och journalisten kanske surnar till på att du inte svarar ordentligt. I det läget kan du använda SOS-metoden (som ingår vår distanskurs).

Journalisten frågar:

- Varför har ni över huvud taget låtit den här allvarliga situationen uppstå?

Du svarar:

- Den frågan är förstås viktig att svara på, men det vi nu bör koncentrera oss på är att (bron) se till att ingen av våra svenska kunder kommer att drabbas (ditt budskap).

Journalisten frågar:

- Men borde inte du som högsta chef ta ditt ansvar genom att avgå?

Du svarar:

- Låt mig börja med att säga att (bron) vi naturligtvis nu gör allt för att ingen av våra kunder kommer att drabbas av detta (budskapet).

Sex gyllene intervjuregler

De allra flesta "uppföranderegler" för intervjuer är både enkla och grundläggande. Det här är några av dem:

• Svara enkelt och kort. Spekulera inte. Glöm all prestige. "Av med slipsen", om människor råkat illa ut.
• Formulera dig gärna i bilder och liknelser. Det gör ditt budskap tydligare.
• Säg att du inte kan, inte vet eller till och med inte får svara på frågan om det är så.
• Använda aldrig uttrycket""inga kommentarer". Det tolkas i praktiken som att "du är skyldig". De enda som kan använda uttrycket "inga kommentarer" utan att verka dumdryga och överlägsna är polismyndigheter och anställda inom vård och socialtjänst som omfattas av sekretesslagstiftningen.
• Du kan gärna säga "jag vet faktiskt inte". Men inte i situationer där det faktiskt krävs att du vet.
• Också uttrycket "det kan jag tyvärr inte berätta just nu" är användbart. Men då ska det sägas på ett sätt som inte verkar överlägset och snorkigt, utan vara ett artigt (och gärna beklagande) konstaterande av att man faktiskt inte kan berätta för tillfället.

Kommentera frågor i rätt ordning

I intervjuer med framförallt radio och TV är det mycket viktigt att du kommenterar saker och ting i rätt ordning. Har både liv, egendom och pengar förlorats i krisen, beklagar man sig förstås inte först och främst över penningförlusten. Ordningsföljden är glasklar; först människors hälsa, därefter egendom och sist ekonomi och organisation.

Det är givetvis viktigt att du konkret berättar vad ni gör, och planerar att göra, för att hantera krisläget. Om det är möjligt bör du utlova regelbunden information. Då gäller det att ni verkligen informerar exakt på det klockslag ni utlovat. Och spekulera inte, det är totalförbjudet.

Ingen kan kräva att du vet allt. Får du en fråga och inte vet svaret, så kan du faktiskt svara "jag skulle vilja svara, men jag är faktiskt osäker på svaret och vill inte spekulera. Men jag ska ta reda på det så fort det går". Glöm inte att återkomma med svaret, när du fått reda på det! Och återkom till journalisten även om du misslyckats med att få fram svaret.

Tala sanning och debattera inte

Den kanske viktigaste förhållningsregeln under en intervju är att "tala sanning", eller omvänt "ljug aldrig". En journalist som får upp spåret efter en lögn, förvandlas till en blodhund. Även den mest timida kulturreporter blir omedelbart en kriminalreporter om hon känner "lukten efter en lögn".

Att tala sanning är inte detsamma som att du måste säga allt. Men du får aldrig ljuga. En nästan lika viktig uppförandekod är att aldrig ge sig in i en debatt med journalisten under intervjun (såvida det inte är ett debatt-program).

Ett inte ovanligt journalistiskt grepp är att försöka försätta "intervjuoffret" i en upphetsad situation där personen tappar fattningen. Två metoder för detta kan vara raljanta frågor eller att exakt samma fråga upprepas femtielva gånger. Håll dig lugn i det här läget! Bry dig inte om journalisten framför dig. Tänk bara på vem du talar med. Och det är ju inte journalisten, utan faktiskt hennes läsare, lyssnare eller tittare. Bevara lugnet, se så komfortabel ut som passar i sammanhanget och bygg dina broar. Glöm aldrig att journalisten alltid har sista ordet!

Släpp ditt ego om det är krisläge

Ett alldeles för vanligt fel bland toppchefer är att de tror sig ha full kontroll över situationen även om krisen är akut. Det här är ju chefer som i vardagen har vanan att ha bestämda åsikter om det mesta, som ju en chef ska. Men i ett krisläge kan en alltför bestämd uppfattning tolkas som dumdryghet och överlägsenhet.

Läsarna, lyssnarna och TV-tittarna ser plötsligt inte längre någon god beslutsfattare framför sig, utan en egotrippad, dryg och oförskämd chef för organisationen som just nu befinner sig i ett krisläge. Vi lovar att det inte blir någon vidare tillställning. En stor portion ödmjukhet är på sin plats i alla kristillfällen.

Tala aldrig "off the record"

När intervjun avslutats kan det hända att situationen skapar ett tillfälle där du vill berätta lite mer av sanningen än du gjort under intervjun. Du säger till journalisten "om du lovar att inte skriva det jag berättar, så kan jag faktiskt säga att...". Det här kallas ju för att tala "off the record". Gör aldrig det, tala aldrig "off the record" med en journalists. Du riskerar din trovärdighet, inte bara just för stunden utan för alltid!

Betrakta det som att du är "on the record" från det att reportern ringer första gången tills du "går på hans begravning", som vi skämtsamt brukar säga.

Hur rättar man fel i en artikel?

Det är knappast en överdrift att påstå att det, trots ett felfritt uppträdande från din sida, finns uppenbara risker att artikeln som publiceras från intervjutillfället har felaktigheter. Hur gör man då? Vad har man som intervjuperson för rättigheter? Här är några saker att tänka på:

• Be gärna att få granska fakta i artikeln, men protestera inte om svaret blir "nej". Fråga detta redan före intervjun.
• Om du verkligen får faktagranska, korrigera bara sakfel och felcitat, absolut inget annat!
• Var försiktig med att kräva rättelser. Det kan faktiskt bli ännu värre.
• Kräv rättelser vid tydliga sakfel!
• Klaga aldrig hos journalisten som intervjuade dig. Vänd dig, men på rätt sätt, till den som är journalistens arbetsledare (redaktionssekreterare eller redaktionschef).